Alle, die zu Beginn Ihrer Selbstständigkeit viel in Excel abbilden, kennen das:
Die Listen werden länger und länger - und irgendwann unübersichtlich.
Glücklicherweise bietet Excel eine Vielzahl an Tools an, mit denen man auch großen Tabellen mit mehreren 1.000 Einträgen gut den Überblick behält.
Die Filter- und Sortierfunktionen dürften den meisten bekannt sein - sie helfen oft schon ein gutes Stück weiter.
Pivot Tables - Unschlagbar für den schnellen Überblick
Wirklich unschlagbar für den schnellen Überblick über große Datenmengen sind aber die sogenannten Pivot Tables, die in den Grundfunktionalitäten auch für nicht ganz so geübte Excelanwender gut zu handhaben sind.
Mit der Pivot-Funktion legt man eine Auswertung über eine bestehende Datenbasis, die dabei in Struktur und Inhalt völlig unangetastet bleibt.
Diese Auswertung kann man dann beliebig variieren, Summen und Mittelwerte bilden, sie in ihrer Struktur immer wieder anpassen, ohne dass die eigenen Daten in der Ursprungstabelle davon betroffen sind. Es kann also "nichts kaputtgehen" (Wer schon einmal versehentlich in einer Tabelle nur die Hälfte der Spalten sortiert hat, weiß wovon ich spreche :-))
Wie funktioniert's?
Pivot Tables können über jede Tabelle gelegt werden. Die einzige Voraussetzung ist, dass jede Spalte der Tabelle eine Spaltenüberschrift hat.
Im ersten Schritt die befüllten Spalten und Zeilen der Tabelle markieren (keine leeren Spalten lassen) und dann im Reiter "Einfügen" auf "Pivot Table" klicken.
Es öffnet sich ein Dialog, in dem Dir nochmals angezeigt wird, welche Zellen Du ausgewählt hast (Tabelle oder Bereich auswählen). Zudem kannst Du hier sagen, ob das Pivot in einem neuen Arbeitsblatt oder in ein vorhandenes Arbeitsblatt abgelegt werden soll.
Mein Tipp für den Start: einfach alles lassen wie es ist und auf "OK" klicken.
Jetzt öffnet sich auf einem neuen Arbeitsblatt zunächst ein Feld, das mit "PivotTable1" bezeichnet ist. Rechts daneben erhält man einen großen Auswahldialog (die sogenannte Feldliste).
In diesem Dialog kann man nun aus dem oberen Bereich per "drag and drop" diejenigen Spalten auswählen, die man auswerten möchte. Dabei kann man frei wählen, ob einem die Ergebnisse in den Spalten oder Zeilen angezeigt werden sollen.
Den Bereich "Filter" zunächst leer lassen.
In diesem Beispiel fasse ich eine Umsatzliste so zusammen, dass ich sehen kann in welchen Städten welche Produkte nachgefragt wurden. Hierfür habe ich das Feld "Stadt" in den Bereich "Zeilen" und das Feld "Produkt" in den Bereich Spalten gezogen. Zuletzt noch das Merkmal Umsatz in den Wertebreich.
Fertig ist der Überblick: Ich sehe nun auf den ersten Blick, welchen Umsatz ich in Summe in welcher Stadt gemacht habe. Die Pivot Funktion summiert hier automatisch, das erkennt man am "Summe von" das dem Umsatz vorangestellt wird. Genauso könnte man sich hier aber auch Mittelwerte oder Anzahlen von Merkmalen auflisten lassen.
Einfach mal ausprobieren - ein bisschen Übung braucht man natürlich auch für diese Funktion, aber wie eingangs schon gesagt: beim Üben und Ausprobieren bleibt die eigentliche Tabelle völlig unberührt.
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